Gemeenteraad Ieper – Emmily Talpe: “Op vandaag duurt het drie tot vier weken eer de notaris van stad Ieper de stedebouwkundige inlichtingen bekomt, dat kan veel korter. Met een up to date software systeem kan dit op enkele minuten beschikbaar zijn. Ieper mag de boot van de digitalisering niet missen.”

Wie een onroerend goed wenst te kopen, stapt naar de notaris.

Voorafgaand aan de verkoop van een onroerend goed dient de notaris de stedenbouwkundige inlichtingen op te vragen bij de betrokken gemeente. Ingevolge de VCRO (vlaamse codex ruimtelijke ordening) moet de notaris immers welbepaalde informatie in de akte opnemen, zoals het al of niet bestaan van bouw- en verkavelingsvergunningen, de stedenbouwkundige bestemming volgens het gewestplan (of een BPA of GRUP), of er bouwmisdrijven zijn vastgesteld, enz.

De communicatie terzake op heden tussen de notaris en de stad Ieper is verre van gedigitaliseerd, aldus Emmily Talpe:
“Omdat er een papieren aanvraag dient te gebeuren waarna er een papieren antwoord per post volgt, ondertekend door de burgemeester of de bevoegde schepen, is in vele gevallen het antwoord 3 tot 4 weken onderweg. Dit is enorm lang voor een relatief gemakkelijk proces.”

Voorafgaand aan de verkoop dient de notaris nog heel wat andere opzoekingen doen en die zijn wel al goed gedigitaliseerd (uitz. opvragen hypothecaire staat), stelt het liberale raadslid. Kadastrale leggers en plannen zijn direct online beschikbaar, bodemattesten ontvang je elektronisch na één dag, fiscale en sociale notificaties worden digitaal verstuurd en ontvangen. Anders dan deze laatste opzoekingen zitten de stedenbouwkundige inlichtingen op lokaal niveau maar ook daar kunnen we volop de kaart trekken van digitalisering.

Er zijn op vandaag reeds vooruitstrevende programma’s voor handen om de notariële inlichtingen op slechts enkele minuten digitaal aan de notarissen over te maken.

In een eerste fase dienen de gegevens gedigitaliseerd te worden door de stad. Het gaat hier vooral over de registers van de diensten milieu, stedenbouw en wonen. In een tweede fase wordt het systeem aangeschaft en geïmplementeerd. Dit proces duurt zo’n 3 maanden en heeft een kost van ongeveer €15.000, dit was althans de kostprijs door de stad Lier betaald, een stad van een grootte vergelijkbaar met Ieper.

Het gevolg van deze investering is de volledig geautomatiseerde afhandeling van notarisbrieven. Notarissen dienen zich te registreren op de website van de stad. Op elk moment van de dag kunnen ze online een perceel aanklikken. De doorlooptijd duurt 3 minuten alvorens ze alle nodige informatie digitaal verkrijgen. Maandelijks worden de geconsulteerde gegevens aangerekend.

Niet enkel de notarissen zijn hier bij gebaat, ook de burger wordt sneller bediend bij transacties met onroerende goederen en de initiële investering wordt snel terugverdiend gezien de sterke vermindering van de benodigde administratieve handelingen.

De kost aan te rekenen aan de notarissen hoeft immers niet te wijzigen, voordeel voor hen is dat de gegevens nu tot een maand vroeger voor handen zijn.

Emmily stelt dat er van een sterke bureaucratische efficiëntiewinst kan gesproken worden. En vroeg daarom aan het stadsbestuur over te gaan tot de aanschaf en de implementatie van voormeld programma tot digitale overhandiging van de notariële inlichtingen: “We kunnen de boot van de digitalisering niet missen. Met onze verouderde website hadden we al een grote achterstand tov andere gemeenten. Wij pleiten alvast voor een geïntegreerde aanpak . Er moet 1 systeem zijn waar alles op draait en zoveel mogelijk online beschikbaar en opvraagbaar is.”

De burgemeester leek het voorstel genegen maar wil het uitstellen tot de verhuis naar het auris gebouw en implementeren in de nieuwe website. Wordt vervolgd.